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FÍSICOS Y ELECTRÓNICOSGestión documental

Apoyamos la realización de las diferentes actividades requeridas para el manejo del archivo, documentación y administración de registro electrónicos y físicos.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

Etapas
del servicio

diagnostico

  1. Diagnóstico

clasificacion

4. Clasificación

digitalizacion

7. Digitalización

transferencia

2. Transferencia

ordenacion

5. Ordenación

custodia-almacenamiento

8. Custodia y Almacenamiento

preparacion

3. Preparación

sistematizacion

6. Sistematización

disposicion-eco

9. Disposición Eco

diagnostico

1. Diagnóstico

transferencia

2. Transferencia

preparacion

3. Preparación

clasificacion

4. Clasificación

ordenacion

5. Ordenación

sistematizacion

6. Sistematización

digitalizacion

7. Digitalización

custodia-almacenamiento

8. Custodia y Almacenamiento

disposicion-eco

9. Disposición Eco

Servicio de transferencias y transporte:

Traslado de los documentos para almacenamiento especializado, garantizando su conservación y seguridad de la información. Por medio del formato único de inventario documental (FUID)

Servicio de consulta de Información:

Una vez transferidos los archivos se ingresarán a nuestro software de gestión documental y se almacenarán, con el fin de garantizar una respuesta ágil a la consulta de acervos documentales.

Las solicitudes podrán realizarse por medio de permisos otorgados al cliente, por medio de correo electrónico de lunes a viernes en horario de 8am a 5pm. Las solicitudes urgentes serán canalizadas en jornada de lunes a viernes 8am a 3pm con una respuesta de 2 horas hábiles siguientes al requerimiento, las entregas de solicitudes podrán ser física, magnética o en sala.

Tiempos de solicitud y respuestas:  solicitudes antes de las 11:00am, se entregarán en la jornada de la tarde del mismo día, solicitudes después de las 11:00am se entregarán en la jornada am del siguiente día hábil.

Servicio de digitalización:

Convertimos los archivos físicos en archivos digitales, entregando la información en medios ópticos USB o disco duro.

Servicio de Incorporación de documentos:

Incorporar documentos en expedientes ya creados por el cliente, los cuales ya se encuentran en custodia.

Servicio de custodia y almacenamiento:

Contamos con una infraestructura y logística avanzada, basados en la normatividad vigente, con circuito cerrado de TV, sistemas de detección, extinción incendios, (extintores Solkaflam y satélites), medición de temperatura y control de plagas.

Servicio de Insumos:

Unidades de conservación cajas y carpetas, debidamente rotuladas (si requieren con logo o sin logo). Calibre de caja 620 Kraft y de carpeta 600grs.

Servicio de administración de fondos documentales:

Administrar y desarrollar actividades de atención en ventanilla, preparación, clasificación, ordenación, foliación, marcación y archivo e inventarios documentales.

  • Atención en ventanilla única: Recepción y distribución de correspondencia.
  • Preparación: Limpieza general de los documentos, (Retiro de ganchos de cosedora, clip y post it).
  • Clasificación: Identificación de los documentos para determinar las series, sub series y tipos de documentos.
  • Ordenación: Ordenar por orden cronológico, alfabético, numérico y/o de acuerdo a necesidad del cliente.
  • Foliación: Numerar en orden en la parte superior de la hoja de acuerdo al sentido de la información, por 200 folios con lápiz mirado No 2.
  • Marcación y Archivo: Se realiza la marcación de las unidades de conservación caja y carpeta, de acuerdo a las series y subseries documentales, fechas extremas e información de ubicación.
  • Inventarios Documentales: Descripción de la información contenida en las unidades de conservación con 5 variables de búsqueda para un ágil acceso.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

Administración
Documental

Servicio de administración de fondos documentales:

Administrar y desarrollar actividades de atención en ventanilla, preparación, clasificación, ordenación, foliación, marcación y archivo e inventarios documentales:

  • Atención en ventanilla única: Recepción y distribución de correspondencia.
  • Preparación: Limpieza general de los documentos, (Retiro de ganchos de cosedora, clip y post it).
  • Clasificación: Identificación de los documentos para determinar las series, sub series y tipos de documentos.
  • Ordenación: Ordenar por orden cronológico, alfabético, numérico y/o de acuerdo a necesidad del cliente.
  • Foliación: Numerar en orden en la parte superior de la hoja de acuerdo al sentido de la información, por 200 folios con lápiz mirado No 2.
  • Marcación y Archivo: Se realiza la marcación de las unidades de conservación caja y carpeta, de acuerdo a las series y subseries documentales, fechas extremas e información de ubicación.
  • Inventarios Documentales: Descripción de la información contenida en las unidades de conservación con 5 variables de búsqueda para un ágil acceso.
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GESTIÓN DOCUMENTAL

Transporte, custodia, inventarios
y consulta de archivos

Servicio de transferencias y transporte:

Traslado de los documentos para almacenamiento especializado, garantizando su conservación y seguridad de la información. Por medio del formato único de inventario documental (FUID).

Servicio de custodia y almacenamiento:

Contamos con una infraestructura y logística avanzada, basados en la normatividad vigente, con circuito cerrado de TV, sistemas de detección, extinción incendios, (extintores Solkaflam y satélites), medición de temperatura y control de plagas.

Servicio de consulta de Información:

Una vez transferidos los archivos se ingresarán a nuestro software de gestión documental y se almacenarán, con el fin de garantizar una respuesta ágil a la consulta de acervos documentales.

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GESTIÓN DOCUMENTAL

Digitalización
y destrucción ECO

Servicio de digitalización:

Convertimos los archivos físicos en archivos digitales, entregando la información en medios ópticos USB o disco duro.

Destrucción Eco:

De acuerdo a tablas de retención, se realiza acompañamiento de eliminación de archivos con un auditor que se encarga de revisar aleatoriamente los archivos a destruir, al igual que un experto en archivo que verificara si el documento de acuerdo a las tablas de retención debe ser eliminado, lo cual quedara documento en un acta de eliminación.

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CALCULA LOS COSTOSCotiza
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A través del siguiente formulario puedes realizar una cotización previa de tus servicios ajustados de acuerdo a tus necesidades.

Billable Project Days

Select how much consultancy you need and the type of consultancy.
1
1

Annual Operating costs

Type in how much do you spend annually on each of these items.

Additional Consulting Options

Additional options that include stationary, books or counselling prospects.
Total$
Parametriza las unidades de medida
De acuerdo a tus necesidades o condiciones de negocio estable los parámetros de tu cotización.
Calcula
Interactúa con las diferentes opciones
Contáctanos
Una vez recibas la cotización a tu correo electrónico, podrás contactarnos para que juntos establezcamos una negociación, ten en cuenta que estos valores son estimados y estarán sujetos a negociación.

CONTÁCTANOSEstaremos muy atentos
a tu registro


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